Confidentialité et protection des données (RGPD)

Cette page explique quelles données Notes de frais utilise, pourquoi, et quels sont vos droits.

1. Qui est responsable ?

Le responsable du traitement est Not'Atlantique — à compléter (Admin → Réglages → Général).
Contact pour toute question ou demande : à compléter (Admin → Réglages → Général).

2. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Pour gérer vos notes de frais : enregistrer vos dépenses, calculer vos indemnités kilométriques, produire le fichier Excel et le PDF des justificatifs, puis les envoyer à la comptabilité de votre étude. Ces traitements sont nécessaires à la gestion administrative et comptable de l'étude (intérêt légitime, obligations comptables et exécution de votre mission ou de votre contrat).

3. Quelles données ?

• Identité : nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, fonction, étude de rattachement.
• Dépenses : photos ou PDF de tickets et factures, date, montant, commerçant, catégorie, objet saisi.
• Trajets : adresses de départ et d'arrivée, distance, véhicule (puissance fiscale) et, si vous l'ajoutez, la carte grise.
• Connexion : code à usage unique envoyé par e-mail, session, journal des actions importantes (envois, modifications).

Secret professionnel : n'indiquez jamais le nom d'un client ni d'information sur un dossier dans le champ « Objet ». Écrivez par exemple « Déplacement tribunal de Saintes » plutôt que le nom des parties.

4. Qui reçoit ces données ?

• Les personnes habilitées de votre étude (comptabilité, administrateur de l'application).
• Intelligence artificielle : La photo du justificatif est envoyée à Mistral AI (France), prestataire établi dans l'Union européenne, uniquement pour en extraire la date, le montant, le commerçant et la catégorie.
• Messagerie : l'envoi des notes de frais passe par le service de messagerie configuré (smtp.gmail.com).
• Calcul des distances : les adresses d'un trajet sont transmises à des services de cartographie (Base Adresse Nationale, OpenStreetMap, serveur d'itinéraires) pour obtenir la distance.
• Hébergement : Serveur interne (auto-hébergé).

Vos données ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires.

5. Combien de temps ?

Les notes de frais et leurs justificatifs sont conservés pendant la durée légale de conservation des pièces comptables. Le compte d'un utilisateur qui quitte l'étude peut être supprimé sur simple demande à l'administrateur.

6. Comment sont-elles protégées ?

Connexion par code à usage unique limité dans le temps, connexion chiffrée (HTTPS), clés et mots de passe de service chiffrés, sauvegardes régulières, accès limité aux personnes habilitées, journal des actions.

7. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation ou l'opposition à leur traitement, et leur portabilité, en écrivant à à compléter (Admin → Réglages → Général). Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes.

8. Cookies

Notes de frais utilise un seul cookie, strictement nécessaire : il vous garde connecté. Il n'y a ni cookie publicitaire, ni outil de mesure d'audience, ni traceur : aucun bandeau de consentement n'est donc nécessaire.